OPIS SYTUACJI:
Dedykowany zespól w ramach działu HR wykonywał manualna prace, która polegała na wprowadzaniu danych do systemu HR. Były to zarówno zdane z wiadomości e-mail, plików Excel oraz PDF i tradycyjnych dokumentów. Praca zajmowała codziennie około 5 godzin. Zarząd/pion nadzorczy/managerowie od dłuższego czasy wyczuwali że produktywność jak i zaangażowanie zespołu sukcesywnie spada. Mieli również poczucie, że potencjał ludzki można wykorzystać do bardziej ambitnych zadań – powtarzalność pracy była dodatkowym czynnikiem wywołującym znużenie i dekoncentrację, które generowały w konsekwencji zwiększoną ilość błędów. W związku z tym, efektywność pracy malała i trudnością było utrzymanie motywacji pracowników. Zarząd mógł oceniać jakość pracy jedynie na podstawie liczby błędów oraz przez odczuwanie zmian nastroju zespołu. Zaczął więc dostrzegać konieczność rozwiązania problemu i w tym momencie pojawiliśmy się my!
WYZWANIA:
Pierwszym wyzwaniem było zdobycie zaufania zarządu oraz przekonanie jego członków do zmiany kultury organizacji pracy, bazującej na starych schematach – przyzwyczajenia, brak wiary w możliwość zmiany, obawa przed nowym. Kolejnym, był krótki termin realizacji zadania oraz oczekiwanie, że rozwiązanie będzie efektywne finansowo, a jednocześnie proste i przyjazne w obsłudze. Ostatnim istotnym elementem było zapewnienie poczucia bezpieczeństwa, poprzez świadczenie sprawnego wsparcia technicznego.
ROZWIĄZANIE:
Wyobraziliśmy sobie stworzenie oprogramowania, które w pełni zautomatyzowałoby pracę zespołu.
Pierwszym krokiem wykonanym przez naszą firmę była wnikliwa analiza biznesowa istniejących procesów. Dokładnie zapoznaliśmy się z obowiązkami zespołu oraz rodzajami I formatami danych, jakie były codziennie przetwarzane.
Następnie, dokładnie opisaliśmy cały proces – biorąc pod uwagę źródła danych, sposób ich przetwarzania, a także zagrożenia, jakie się z tym wiązały. Finalnie, opracowaliśmy kompleksową wizualizację graficzną procesu, dzięki której uzyskaliśmy pełny obraz sytuacji.
Na bazie zdobytej we wcześniejszych krokach wiedzy, przeprojektowaliśmy proces z uwzględnieniem naszego pomysłu. Stworzyliśmy dedykowany program pozwalający na w pełni cyfrowe przetwarzanie danych, pochodzących z wielu źródeł jednocześnie oraz automatyczne ich wprowadzanie do dedykowanego systemu HR. Dodatkowo, aby wyeliminować ewentualne błędy, nasze rozwiązanie zostało wzbogacone o funkcję weryfikacji poprawności wprowadzonych danych.
W ramach całego pakietu przeprowadziliśmy szkolenia dla zarządu oraz pracowników zespołu, uzyskując w efekcie zmianę kultury pracy, nowy model dotychczasowych procesów oraz umiejętność szybkiej obsługi oprogramowania.
REZULTATY:
- Redukcja czasu wykonywania zadania z 5 godzin do 2 minut dziennie
- Eliminacja błędów w porównaniu do pracy manualnej o 97%
- Uwolnienie potencjału zespołu do innych zadań
- Podniesienie motywacji pracowników
- Zapewnienie standaryzacji i niezawodności procesu
- Zwrot z inwestycji w ciągu 8 miesięcy