Automatyzacja procesów

Maciej Zajączkowski

Maciej Zajączkowski

OPIS SYTUACJI:

Dedykowany zespól w ramach działu HR wykonywał manualna prace, która polegała na wprowadzaniu danych do systemu HR. Były to zarówno zdane z wiadomości e-mail, plików Excel oraz PDF i tradycyjnych dokumentów. Praca zajmowała codziennie około 5 godzin. Zarząd/pion nadzorczy/managerowie od dłuższego czasy wyczuwali że produktywność jak i zaangażowanie zespołu sukcesywnie spada. Mieli również poczucie, że potencjał ludzki można wykorzystać do bardziej ambitnych zadań – powtarzalność pracy była dodatkowym czynnikiem wywołującym znużenie i dekoncentrację, które generowały w konsekwencji zwiększoną ilość błędów. W związku z tym, efektywność pracy malała i trudnością było utrzymanie motywacji pracowników. Zarząd mógł oceniać jakość pracy jedynie na podstawie liczby błędów oraz przez odczuwanie zmian nastroju zespołu. Zaczął więc dostrzegać konieczność rozwiązania problemu i w tym momencie pojawiliśmy się my!

WYZWANIA:

Pierwszym wyzwaniem było zdobycie zaufania zarządu oraz przekonanie jego członków do zmiany kultury organizacji pracy, bazującej na starych schematach – przyzwyczajenia, brak wiary w możliwość zmiany, obawa przed nowym. Kolejnym, był krótki termin realizacji zadania oraz oczekiwanie, że rozwiązanie będzie efektywne finansowo, a jednocześnie proste i przyjazne w obsłudze. Ostatnim istotnym elementem było zapewnienie poczucia bezpieczeństwa, poprzez świadczenie sprawnego wsparcia technicznego.

ROZWIĄZANIE:

Wyobraziliśmy sobie stworzenie oprogramowania, które w pełni zautomatyzowałoby pracę zespołu.

Pierwszym krokiem wykonanym przez naszą firmę była wnikliwa analiza biznesowa istniejących procesów. Dokładnie zapoznaliśmy się z obowiązkami zespołu oraz rodzajami I formatami danych, jakie były codziennie przetwarzane.

Następnie, dokładnie opisaliśmy cały proces – biorąc pod uwagę źródła danych, sposób ich przetwarzania, a także zagrożenia, jakie się z tym wiązały. Finalnie, opracowaliśmy kompleksową wizualizację graficzną procesu, dzięki której uzyskaliśmy pełny obraz sytuacji.

Na bazie zdobytej we wcześniejszych krokach wiedzy, przeprojektowaliśmy proces z uwzględnieniem naszego pomysłu. Stworzyliśmy dedykowany program pozwalający na w pełni cyfrowe przetwarzanie danych, pochodzących z wielu źródeł jednocześnie oraz automatyczne ich wprowadzanie do dedykowanego systemu HR. Dodatkowo, aby wyeliminować ewentualne błędy, nasze rozwiązanie zostało wzbogacone o funkcję weryfikacji poprawności wprowadzonych danych.

W ramach całego pakietu przeprowadziliśmy szkolenia dla zarządu oraz pracowników zespołu, uzyskując w efekcie zmianę kultury pracy, nowy model dotychczasowych procesów oraz umiejętność szybkiej obsługi oprogramowania.

REZULTATY:

  • Redukcja czasu wykonywania zadania z 5 godzin do 2 minut dziennie
  • Eliminacja błędów w porównaniu do pracy manualnej o 97%
  • Uwolnienie potencjału zespołu do innych zadań
  • Podniesienie motywacji pracowników
  • Zapewnienie standaryzacji i niezawodności procesu
  • Zwrot z inwestycji w ciągu 8 miesięcy