Analityka procesów

Maciej Zajączkowski

Maciej Zajączkowski

HISTORIA:

Jedna z największych firm produkcyjnych na świecie napotkała trudności w swoich procesach zakupowych. Chodziło o brak rozwiązań pozwalających na ciągłe i bieżące monitorowanie cen produktów/komponentów/składników, możliwość śledzenia oraz automatycznego przewidywania cen rynkowych w określonym czasie. Z jednej strony presja wyników, z drugiej strony czas i ograniczone zasoby stworzyły potrzebę rozwiązania problemów w inny, niż dotychczasowy sposób. Zespół w skali globalnej pracował na plikach Excel, bez zdefiniowanych standardów. Z powodu działania na rozproszonych plikach brakowało kontroli jakości dostarczanych danych, co ostatecznie przekładało się na niskiej jakości prognozy finansowe. Z kolei niedokładne i niespójne dane, które wgrywano do systemu SAP, powodowały trudności w analizie potencjalnych oszczędności, co w konsekwencji skutkowało niską wydajnością procesu oraz spadkiem motywacji pracowników.

 

WYZWANIA:

  • Brak jednolitej strategii digitalizacji
  • Brak opisanych procesów
  • Brak narzędzi do analizy danych oraz weryfikowania ich poprawności
  • Niedobór kadry oraz jej niska motywacja
  • Presja czasu i wyników
  • Międzynarodowe działy z różnymi modelami biznesowymi wymagały modularnego rozwiązania

 

ROZWIĄZANIE:

Na samym początku wzięliśmy na cel jedną fabrykę, wokół której zaczęliśmy budować pilotażowe rozwiązanie.

Polegało ono na zbudowaniu platformy, służącej negocjacjom i analizie cen oraz wizualizacji wszystkich informacji potrzebnych do podjęcia decyzji w związku z konkretnym produktem.

Z uwagi na skalę, konieczne było przeprowadzenie warsztatów, szkoleń, przemodelowanie procesów, zdefiniowanie jasnych ról. Posłużyliśmy się tutaj narzędziem Value Stream Mapping, które pozwoliło zrozumieć jak przebiega proces na każdym poziomie biznesu. Sam proces operacyjny był ułożony w aplikacji w intuicyjny sposób, dzięki czemu odzwierciedliliśmy stan w firmie, jak również mogliśmy szybko reagować na ewentualne zmiany w procesach.

Następnie sukcesywnie budowaliśmy kolejne moduły rozwiązania.

Warto wspomnieć o wykorzystaniu zasobów firmowych, w tym chmury Azure.

 

REZULTATY:

  • Skrócenie czasu podejmowania decyzji  z 1 miesiąca do 1 tygodnia
  • Zrozumienie procesów biznesowych pozwoliło określić jednolitą strategię digitalizacji
  • Wgląd we wszystkie istotne parametry w czasie rzeczywistym zredukował do zera konieczność tworzenia raportów
  • Wprowadzenie możliwości porównywania cen produktów z różnych źródeł w czasie rzeczywistym
  • Wprowadzenie rozwiązań Lean w procesie umożliwiło mierzenie wydajności procesu i oszczędność kosztów na poziomie 30%
  • Zwrot z inwestycji w ciągu 12 miesięcy